Friday, August 12, 2016

מרחב פתוח Open Space מול ישיבה בחדרים סגורים

מרחב פתוח Open Space מול ישיבה בחדרים סגורים

ההתלבטות בין ישיבה במרחב פתוח Open Space לבין ישיבה בחדרים סגורים החלה כבר בימיו הראשונים של המרחב הפתוח. 
לאחר ארבעה עשורים של שימוש התגבשו דפוסי תכנון ברורים המתבססים על השילוב בין שתי השיטות תוך הקצאת חדרים סגורים למנהלים ופונקציות הדורשות מידור וסודיות. 

במאמר זה אציג את הנקודות החשובות בהחלטה על איזה שטח לבחור לחברה שלנו.

הניסיון הנצבר מחזק את הגישה שמרחב פתוח מתאים לחברות היושבות בשטחים גדולים עם חללים גדולים ומוארים באור טבעי, עם עובדים שאינם מוטרדים מכך שרואים אותם, (מה שחשוב שלא יראו את המסך שלהם), עובדים המסוגלים לשבת בצפיפות בלי שתפוקתם תפגע. בד"כ צעירים בחברות היי טק או חברות פיננסיות גדולות. חברות שהתרבות הארגונית שלהם מתבססת על עבודה בצוותים, שינויים תכופים במבנה הארגוני וצורך בשיתוף פעולה הדוק בין צוותים בפרויקטים משותפים.

כדי להקטין את רמת הרעש חשוב לדאוג לשטחי עזר המהווים חלק בלתי נפרד מהשיטה, בעיקר חדרי ישיבות המאפשרים לשמור על השקט באזור העבודה והכוללים תשתיות מחשוב נדרשות לניהול דיון.

העובדה שמרבית העובדים משתמשים כיום במחשב נייד מאפשרת גמישות רבה במקום הדיון כך שבהחלט ניתן לקיים דיונים גם בפינות קפה ובפינות מנוחה החיוניות לקשר בין העובדים ולשימור וגיבוש תקשורת הלא פורמלית בין העובדים.

הבעיה המרכזית של רמת רעש גדולה וחוסר במידור מוביל את מרבית החברות המשתמשות בשיטת המרחב הפתוח, Open Space להקצות חדרים עבור המנהלים והפונקציות הדורשות סודיות ופרטיות. הגישה הנוכחית גורסת כי החדרים הסגורים ממוקמים באזור הגרעין במרכז, ללא חלונות, והמרחבים הפתוחים בחלק החיצוני ליד החלונות. באופן כזה מקטינים את אי השוויון בין העובדים ודואגים לתחושת אור טבעי אצל מרבית העובדים מכיוון שישיבה צמודה לחלון ואפשרות להביט החוצה, ממרחק קצר, משפרת את תנאי העבודה.

מבנים גדולים בשטח של מעל אלף מ"ר לקומה מתאימים מאוד לשיטה ומאפשרים לחסוך בשטח כאשר מקצים שטח קטן יחסית לכל עמדת עבודה לעומת שטח מוקצה בחדרים.
בניתוח עלות/תועלת של השימוש בשיטת Open Space מתברר כי תנאי יסודי לכדאיות כלכלית הוא הקצאת מרחב עבודה קטן לכל עובד אפילו חצי מהמקובל בחדרים. 

רק כך החיסכון בשטח מכסה את העלויות הגדולות בהשקעות הראשוניות באמצעים שבלעדיהם אין ערך לשיטה: מחיצות איכותיות, שטיחים ותקרה יקרים בולעי רעש, וריהוט יקר, איכותי ופונקציונלי.

השימוש בתחליפים זולים באיכות נמוכה יותר כדאי רק שמדובר בשטחים קטנים שבהם ממקמים בכל מרחב עבודה פתוח מספר קטן של עובדים. במקרה כזה ניתן להסתפק במחיצות גבס נמוכות ובריהוט פשוט יותר.

נקודה חשובה היא נפח האחסון הנדרש לכל עובד. מה כמות התיקים, הקלסרים והחומר שנמצא במרחב העבודה האישי, האחסון היעילות שלו בשטח יש להכין סקר צרכי אחסון,להקצות מספיק מקום לאחסון ולא להגיע למצבים שבהם תיקים וחומר מפוזרים וגלויים לעין, במידה כזאת, שיש פגיעה בתפקוד ובאסטטיות.

למרחב הפתוח שני יתרונות ברורים על שיטת החדרים.
העיקרי הוא הגמישות לשינויים, בן לילה ניתן להעביר מחלקות שלמות ולצוות מחדש כל שינוי ארגוני ללא בינוי ושינוי מערכות. כל המרחב הפתוח אמור להיות מודולרי עם עמדות עבודה סטנדרטיות.
היתרון השני הוא פוטנציאל החיסכון המשמעותי בשטח. כאשר מאמצים תקני שטח מצומצמים ומושיבים את עמדות העבודה עם הפנים למחיצות ללא אפשרות לקבלת קהל ניתן להקטין את תקן השטח לעובד עד לשלושה ארבעה מ"ר נטו.

שני החסרונות המשמעותיים של המרחב פתוח
 הם רמת הרעש הגבוה והעלות הגבוה של הבינוי והריהוט.
מספיק עובד אחד המדבר בקול רם כדי שמספר גדול של עובדים ישמעו כל מילה ויופרעו בעבודתם. גם שיחות וטלפונים בעוצמת קול נמוכה נשמעים. בייחוד כאשר לא משקיעים באמצעים אקוסטים טובים ומנסים לבנות ללא ההשקעה הכספית הנדרשת.
אם לא חוסכים בשטח בתכנון מוותרים על יתרון בולט של השיטה זאת בתוספת פגיעה הכרחית בתפוקת עובדים עם רמת ריכוז נמוכה, השיטה תכשל כישלון מוחלט כפי שקורה בחברות רבות שבהם לא ישמו את השיטה באופן מקצועי ונכון.

חשוב לוודא כי השימוש בשיטה לא גורם להקטנת היעילות ותפוקת העובדים (קשה מאוד לכמת תפוקה אך בהחלט אפשרי). במקרים רבים שילוב חדרים סגורים או מידור חלקי לרעש משפרים את המצב משמעותית.

שיטת המרחב הפתוח אינה מתאימה לכל החברות. השימוש המקובל בחדרים מאפשר תפקוד תקין בחברות רבות.

בשיטת המרחב הפתוח ניתן להקטין עלויות אספקות חשמל ומיזוג אוויר. בעיקר במצבים של שינויים שבהם השקעת העבודה בשינוי מערכות קטן משמעותית לעומת שיטת החדרים.
השינוי יכול להתבצע בין לילה בהשקעת עבודה קטנה. זאת מבלי לקחת בחשבון את חוסר האפשרות להתאים רמת טמפרטורה לכל עובד כפי שניתן בחדרים. בשטחים גדולים יש משמעות לשיטת מיזוג האוויר ולרמת הרעש הרקע של המזגנים.

בניגוד לדעה המקובלת כי שימוש בחדרים מגדיל את השטח באופן משמעותי, תכנון טוב תוך שימוש בתקני שטח דומים לאלו שבמרחב הפתוח יגרמו להקטנה משמעותית בשטח. 

לדוגמה ניתן להושיב בחדרים צוותים שלמים עם שלחנות מופנים למחיצות ולהקטין את תקן הישיבה מחמישה שישה מ"ר נטו לעובד בחדר משותף לשלושה מ"ר נטו. 

בכל מקרה בשיטת החדרים שטחי הפרוזדורים יהיו גדולים יותר מסיבות תכנוניות ועקב תקני בטיחות קיימים.


נקודה חשובה ועקרונית לפני תכנון שטח במבנה חדש היא אופי השטח . לכל מבנה יש את הייחודיות והאופי שלו, גודל החלונות והמודולציה שלהם, מיקום הגרעין ושטח הקומה. כל מבנה מותאם למערך אופטימלי שלא תמיד מתאים לאחת משתי השיטות. ישנם מבנים המתאימים רק לאחת משני השיטות וישנם מבנים עם תכנון גרוע שבכל מצב אינם מאפשרים ניצול שטח טוב והגדלת שטחי הנטו.


מאמרים בבלוג בנושא עיצוב פנים ואדריכלות






No comments:

Post a Comment